Um orçamento aprovado não significa que o tratamento já foi executado ou pago. Para organizar um sistema de clínica, cada registro precisa representar um fato diferente.
Modele os registros pelo que aconteceu
| Registro | O que representa |
|---|---|
| Avaliação | Informações clínicas e possibilidades de tratamento |
| Orçamento | Proposta comercial, itens, valores e condições |
| Execução | Procedimentos efetivamente realizados |
| Recebimento | Pagamento confirmado e sua alocação |
Essa separação é uma proposta de modelagem de software. A equipe da clínica deve definir o fluxo clínico e as regras comerciais.
Preserve o histórico da proposta
Vincule o orçamento ao paciente e, quando aplicável, à avaliação. Guarde a versão aceita e os itens previstos. Se houver mudança depois da aprovação, registre a alteração e sua autorização; não sobrescreva silenciosamente o que já foi combinado.
Associe pagamentos aos compromissos corretos
Parcelas representam valores esperados. Recebimentos representam entradas confirmadas. Uma parcela parcialmente paga precisa mostrar saldo. Estornos e cancelamentos devem gerar registros próprios, com responsável e motivo. Apagar movimentação para “acertar o total” destrói a trilha de auditoria.
Mostre indicadores com definições claras
- Valor proposto: soma das propostas dentro do filtro.
- Valor aprovado: propostas aceitas conforme a regra de negócio.
- Recebido: pagamentos confirmados no período escolhido.
- Saldo a receber: compromissos válidos menos recebimentos e ajustes.
Evite chamar todos esses indicadores de faturamento. Uma tela deve informar o período e o critério usado. Regras contábeis, fiscais e de repasse precisam ser validadas com os responsáveis apropriados.
Teste com um exemplo simples
Em um exemplo ilustrativo, uma proposta de R$ 1.000 é aprovada e recebe R$ 300. O sistema deve mostrar proposta aprovada de R$ 1.000, recebimento de R$ 300 e saldo de R$ 700, enquanto o histórico de procedimentos informa o que foi realizado. Esses valores não são dados de um cliente.
Depois teste desconto autorizado, pagamento parcial, estorno e mudança de profissional. Confira se os indicadores usam os mesmos critérios e se as permissões impedem alterações indevidas.
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